Politique Ethique et Bonne Conduite (E-BC)
Considérant la mission qu’il s’est assigné ; soucieux d’améliorer le bien-être des populations dans le pays où il se trouve ; réaffirmant son engagement à offrir un environnement de travail positif, respectueux des droits de l’homme et de la vie privée.
Conscients de la responsabilité de tous les Salariés dans la promotion de la bonne gouvernance et des valeurs qu’ils doivent incarner ; engagés à respecter les normes les plus strictes en matière sociétale, économique et environnementale ; guidés par des valeurs fortes sur lesquelles il s’est bâtit au fil du temps ; le Groupe SODIGAZ s’engagent à faire du présent code d’éthique et de déontologie un instrument dynamique et opérationnel de bonne gouvernance et de lutte contre toutes les formes de fraude, de corruption, de pratiques anticoncurrentielles et de discrimination.
I. Conformité et communication d’information
La conformité à l’ensemble des lois, règles et règlements applicables est essentielle au déroulement de nos activités. Chaque administrateur, dirigeant ou salarié est tenu d’adhérer aux normes et aux restrictions prescrites par ces lois, règles et règlements.
Tout administrateur, dirigeant ou salarié prenant connaissance d’une infraction réelle ou potentielle au code d’éthique et de déontologie doit aviser le Référent principale ou le Référent secondaire, conformément aux marches à suivre établies dans la politique de dénonciation de la Société pour obtenir des conseils et des directives à ce sujet. Tous les rapports seront traités de façon confidentielle. La Société a pour politique de proscrire toutes représailles contre les personnes soumettant un rapport d’inconduite de bonne foi.
L’information contenue dans les communications publiques de la Société, y compris dans les documents déposés auprès de commissions de valeurs mobilières et les communications avec les actionnaires, doit être complète, objective, exacte, opportune et compréhensible. Tous les administrateurs, les dirigeants et les salariés participant au processus de communication de l’information de la Société sont tenus d’agir conformément à cette politique. Plus particulièrement, ces personnes sont tenues de se familiariser avec les exigences en matière de communication de l’information de la Société et il leur est interdit d’omettre sciemment de communiquer, ou de communiquer de façon fausse ou trompeuse, ou de faire en sorte que d’autres personnes omettent de communiquer, ou communiquent de façon fausse ou trompeuse, des faits importants concernant la Société à des tiers de l’intérieur ou de l’extérieur de la Société, y compris les auditeurs indépendants de la Société.
Tout administrateur, dirigeant ou Salarié ayant un rôle de supervision dans le cadre du processus de communication de l’information de la Société est tenu de s’acquitter de ses responsabilités avec diligence. Pour d’autres directives à ce sujet, les administrateurs, les dirigeants et les Salariés sont invités à consulter la politique de la Société en matière de communication de l’information.
II. Conflits d’intérêts-Endettements
Le salarié ne doit exercer une activité, ni fournir une prestation, ni avoir un intérêt financier, commercial ou matériel qui soit incompatible avec ses obligations professionnelles.
Aucun administrateur, dirigeant ou salarié ne peut se servir ou tenter de se servir de sa position au sein de la Société pour obtenir des avantages personnels inappropriés pour lui-même, pour des membres de sa famille ou pour toute autre personne. Tout administrateur, dirigeant ou salarié prenant connaissance d’une situation qui entraîne ou qui pourrait raisonnablement entraîner un conflit d’intérêts doit mettre fin à ses activités privées donnant lieu à ce conflit.
Bien que la Société reconnaisse et respecte le droit d’une personne de prendre part à des activités financières, commerciales et d’autre nature en dehors de ses fonctions, ces activités ne doivent pas entrer en conflit avec ses responsabilités de dirigeant ou de salarié de la Société. Les dirigeants et les salariés doivent éviter d’acquérir des intérêts ou de prendre part à des activités pouvant raisonnablement être considérés comme : créant une obligation ou une distraction qui nuirait à leur jugement ou aptitude à agir exclusivement dans l’intérêt de la Société ; ou privant la Société du temps ou de l’attention nécessaire pour s’acquitter de leurs responsabilités convenablement.
Les dirigeants et les Salariés doivent communiquer par écrit à leur superviseur tout intérêt ou toute activité de nature professionnelle, commerciale ou financière susceptible d’être raisonnablement considéré comme créant un conflit réel ou potentiel par rapport à leurs fonctions. Chaque salarié de la Société ayant des responsabilités de direction ou de supervision est tenu de s’assurer que toutes les mesures et les décisions relevant de sa compétence ne subissent l’influence d’aucun intérêt pouvant raisonnablement être perçu comme étant en conflit avec les intérêts de la Société.
Tout membre du personnel qui contracte une dette envers une société, un collaborateur, des clients, des partenaires un organisme avec lequel il entretient des relations pour le compte du Groupe, ou qui, d’une manière générale, se trouve dans une situation financière difficile ou d’endettement excessif, est tenu d’en faire la déclaration immédiate à la Direction des Ressources Humaines.
IV. Confidentialité
Dans le cadre de l’exécution des activités de la Société, les administrateurs, les dirigeants et les salariés prennent souvent connaissance de renseignements confidentiels ou exclusifs au sujet de la Société, de ses clients, de ses fournisseurs, de ses partenaires commerciaux ou d’autres tiers. Les administrateurs, les dirigeants et les salariés doivent respecter et maintenir la confidentialité de ce type de renseignements, sauf quand leur divulgation est autorisée ou prescrite par la loi.
Par renseignements confidentiels ou exclusifs, on entend, entre autres les renseignements pouvant portés préjudice ou mettre en péril la pérennité de l’entreprise par leur divulgation.
III. Obligation de rendre compte
Les administrateurs, les dirigeants et les salariés seront tenus de se conformer au Code d’éthique et de déontologie. L’omission de se conformer aux conditions stipulées dans le Code d’éthique et de déontologie pourrait entraîner l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à l’exclusion du conseil d’administration. Des infractions au Code d’éthique peuvent également constituer des manquements à la loi et risquent d’entraîner des sanctions civiles ou pénales pour les administrateurs, les dirigeants et les salariés de la Société.
Les administrateurs, les dirigeants et les salariés sont tenus de promouvoir les intérêts légitimes de la Société quand l’occasion se présente. Les administrateurs, les dirigeants et les salariés ne peuvent s’approprier pour eux-mêmes (ou confier à un tiers) une occasion qui se présente en utilisant les biens et les renseignements de la Société ou leur position au sein de celle-ci. De façon plus générale, il est interdit aux administrateurs, aux dirigeants et aux Salariés d’utiliser les biens et les renseignements de la Société ou leur position au sein de celle-ci pour lui faire concurrence. La distinction entre profits personnels et profits pour la Société est souvent difficile à établir et, parfois, certaines activités peuvent générer à la fois des profits personnels et des profits pour la Société. Tout administrateur, dirigeant ou salarié pensant que l’usage personnel d’un bien ou des services de la Société n’est pas exclusivement au profit de celle-ci est invité à en discuter avec le Référent principale et /ou le Référent secondaire.
V. Activités communautaires et contributions politiques – Pratiques anti-concurrentielles
Le Groupe SODIGAZ entretient des relations de confiance avec ses partenaires locaux en dialoguant et en participant à des activités ayant un impact sur les communautés locales. Nous pensons qu’il est important de soutenir nos communautés par notre participation et nos dons.
La Société ne participe, ni directement ni indirectement, à la politique partisane. Les versements à des partis politiques, à leurs responsables ou à leurs candidats sont interdits. Les salariés de la Société peuvent faire des dons aux partis politiques de leur choix, mais en aucun cas la Société ne peut leur rembourser les dépenses engagées à cet égard. En outre, il leur est interdit de verser des contributions politiques personnelles à un parti politique au nom de la Société.
Le groupe SODIGAZ cherche à surpasser ses concurrents de façon transparente et honnête. Il cherche à obtenir des avantages concurrentiels grâce à un rendement supérieur, jamais en recourant à des pratiques commerciales illégales ou contraires à l’éthique.
Le vol de renseignements exclusifs, la possession ou l’utilisation de secrets commerciaux obtenus sans le consentement du propriétaire, ou l’incitation à de telles divulgations auprès des salariés anciens ou actuels d’autres entreprises sont interdites. Chaque administrateur, dirigeant et salarié est tenu de faire affaire de façon transparente avec les prestataires de services, les fournisseurs, les concurrents et les salariés.
Aucun administrateur, dirigeant ou salarié ne doit tirer un avantage injuste de quiconque par la manipulation, la dissimulation, l’abus de renseignements privilégiés, la présentation inexacte de faits importants ou toute autre pratique injuste.
VI. Liberté et égalité d’accès à l’emploi – Harcèlement
Nos décisions personnelles sont fondées sur le mérite et la contribution au succès de la Société. Le souci de la dignité personnelle et de la valeur individuelle de chaque personne est un élément indispensable de nos normes de conduite. La Société offre des perspectives d’emploi à toutes les personnes qualifiées, sans égard à des critères ou à des circonstances inadmissibles. Cela se traduit par une liberté et égalité d’accès aux conditions d’emploi et en regard de toute autre question influant de quelque façon que ce soit sur l’environnement de travail du salarié. Il est interdit d’employer des enfants et des personnes de moins de 18 ans pour des travaux de jour et de nuit ou dans des conditions dangereuses
Nous ne tolérons ni n’excusons aucun type de discrimination interdite par la loi, y compris le harcèlement. Les salariés qui subissent de la discrimination ou du harcèlement ou qui éprouvent d’autres problèmes similaires au travail, ou qui en sont témoins, sont fortement invités à en aviser le réfèrent principale, le réfèrent secondaire ou sur le site internet de Sodigaz via la rubrique contactez-nous.
Chaque employé est tenu de n’accepter, ni de solliciter aucun cadeau, aucune faveur ou invitation ainsi qu’autre avantage pour lui-même ou quiconque, venant de personnes ou d’organisations avec lesquelles le salarié a ou a eu des relations d’affaires, qui peuvent influencer sur l’impartialité avec laquelle il exerce ses fonctions ou constituer une récompense en rapport avec ses activités.
Il en est de même avec tout cadeau numéraire ou ayant une valeur échangeable contre du numéraire (recharge téléphonique, bon essence, carte de transport…)
Cela n’exclut pas les actes de courtoisie ou d’hospitalité usuels, ni les cadeaux symboliques ou minimes (stylo publicitaire, T-shirt ou casquette marqués du logo d’un client et tous objets publicitaires, boites de confiseries, panier de fruit…).
Tout manquement à cette politique pourrait entrainer une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute.